I Meyerhaugen løser vi vanskelige rekrutteringsoppdrag for store og små kunder i Norge og Norden. Ambisjonen vår er at vi sammen skal vi bygge et rekrutteringsselskap slik det burde være. Vi vokser, og for at vi skal kunne fokusere på kvalitet i rekruttering, trenger vi noen som kan fokusere på kvalitet i våre interne funksjoner.
I den forbindelse skal vi styrke laget med en nyopprettet stilling som Office Manager.
Hvis du ønsker å bidra til å bygge et selskap som setter verdier, kultur og ansatte i førersetet, da bør du lese videre.
Rollen innebærer ansvar for interne driftsfunksjoner som er helt sentrale for at vi skal lykkes med å bygge selskapet vi ønsker å være – kontordrift, synlighet og økonomi.
Om jobben
Som Office Manager hos oss vil du bli del av et fellesskap som jobber for å lykkes sammen. Hovedoppgavene dine vil være relatert til å sikre effektiv drift av selskapet, med hovedfokus på intern administrasjon, operativt økonomidrift, profesjonalitet kontor og kundeopplevelse, samt drift av aktiviteter som sikrer MeyerHaugens synlighet i markedet gjennom sosiale medier.
Konkret innebærer dette blant annet følgende oppgaver:
- Ansvaret for kontordrift og hovedkontaktperson for eksterne forhold, leverandører og leverandøravtaler.
- Sørge for at kunder og kandidater som kommer til kontoret får en profesjonell og god besøksopplevelse. Dette medfører både driftsoppgaver som klargjøring av møterom, mottak av gjester, allokering av møterom, så vel som å definere opp hva og hvordan vi skal skape en god opplevelse for gjester.
- Ved behov koordinere ved interne og eksterne arrangementer, inkludert utsendelse av invitasjoner og oversikt over påmeldinger og avmeldinger.
- Være vertskap for podkastinnspillinger digitalt og fysisk – koordinere produksjon og publisering av podkaster. Dette inkluderer enkelt oppsett av det tekniske i studio, samt oppfølging av kunder ved behov.
- Hovedansvaret for fakturering, støtte rådgivere i oppfølging fakturaer. Ved behov bistå økonomiansvarlig med rapporter relatert til regnskap og budsjetter.
- Bidra i HR-relaterte oppgaver ved behov, som administrasjon av onboarding, lønnskjøringer, forsikring og pensjonsavtaler, vedlikeholde personalhåndbok, HMS og annet.
- Bidra til markedsaktiviteter som sikrer synlighet i digitale kanaler, som LinkedIn, Facebook, Instagram. Sikre at innholdet vi produserer (som podkaster, artikler og medieoppslag) deles i tråd med rutinene vi har for dette.
- Andre oppgaver, samt effektiviserings- og utviklingsprosjekter etter behov.
Hvem vi ser etter
Vi tror dette er den perfekte jobben for deg dersom du trives med å ha en jobb hvor du legger til rette for at andre kan gjøre det de er gode på. Hvis du finner glede i å ha en ambisjon om å skape Norges beste gjesteopplevelser når vi får besøk på kontoret, og forståelse for hva god service er, og viktigheten av dette, er dette rollen for deg.
Samtidig er dette en jobb som krever en forståelse for systemer. Deler av jobben handler om å sette seg inn i systemene vi bruker, så du kan gjøre nøkkeloppgaver som er viktige for oss (f.eks. podkastoppsett, faktureringssystemer, m.m.). Hvis du har jobbet mye med Excel er det ikke en ulempe – alternativt må du lære deg dette.
For å trives må du være komfortabel med høyt tempo, og stor bredde i arbeidsoppgavene. Vi ønsker at du skal være selvgående, og komme med forbedringsforslag der du ser det som nødvendig. Vi har et fokus på beste praksis og kontinuerlig forbedring, samt å finne effektive- og løsningsorienterte arbeidsformer, og håper du har det samme.
Siden det er mange små oppgaver som ikke må glemmes, og siden vi er mange involverte i oppgavene vi gjør, er god struktur og tydelig kommunikasjon viktig. Du må kunne prioritere og klarer å sjonglere mange ulike oppgaver i parallell.
Du vil bli navet i organisasjonen vår, så det er en fordel om du trives godt med å jobbe på tvers av organisasjonen.
Aller viktigst er egenskapene du tar med deg – service innstilling, struktur, systemforståelse og fokus på å gjøre en god jobb. Dersom dette er på plass, er det et pluss med høyere utdannelse og særlig erfaring fra tilsvarende roller.
Nysgjerrig på å vite mer?
Hvis du er nysgjerrig på å vite mer, kan du lytte til følgende podkast hvor Sverre Haugen og Petter Meyer deler noen tanker om hva som kreves i rollen: https://soundcloud.com/meyerhaugen/office-manager/s-7oX4kYbXdQE
Ta gjerne kontakt med Veronica Troung jensen veronice@meyerhaugen.no eller telefon 91852885, eller Petter Meyer petter@meyerhaugen.no eller telefon 959 79 054, for en uforpliktende og konfidensiell prat.
Søknadsfrist snarest. Søknader vil bli behandlet fortløpende.
Om MeyerHaugen
Rekruttering som fagfelt er i stor endring, og vår visjon er å sette standarden for fremtidens rekruttering. For å lykkes med dette tester vi ny rekrutteringsmetodikk, nye prosesser og ny teknologibruk. Det som gir verdi for kunder og kandidater tas videre. For å mer effektivt kunne kommuniserer verdier, visjoner, kultur og lederskap bruker vi podcast som integrert virkemiddel i rekrutteringsprosesser. En tydelig effekt av dette er at vi får bedre kandidater i prosess, en bedre kandidatopplevelse, og mye mer effektive intervjuer. Gjennom kontinuerlig forbedring skal vi finne flere gode løsninger innen rekrutteringsfeltet. Dersom du vil være med på denne reisen håper vi å få deg med på laget.